Резервное копирование SharePoint: методы и рекомендации

Встроенная интеграция SharePoint с Microsoft 365 делает его популярным инструментом для совместной работы и обмена контентом. Организациям часто приходится хранить, систематизировать и совместно использовать значительные объемы данных в SharePoint Online или на локальном сервере SharePoint, поэтому крайне важно регулярно выполнять резервное копирование платформы.

При планировании политики резервного копирования легко упустить из виду инструменты на основе SaaS, но на эти инструменты часто приходится большая часть повседневных рабочих процессов, чем вы думаете.

Общие сведения о резервном копировании SharePoint

Резервное копирование SharePoint защищает данные, хранящиеся на сайте SharePoint, гарантируя их легкое восстановление в случае потери данных. 

SharePoint включает функции защиты от несанкционированного доступа и случайного удаления, но риск потери данных остается. 

Например, вы можете столкнуться с потерей данных в любом из следующих сценариев:

• Повреждено хранилище для локальных экземпляров SharePoint.
• Пожары, стихийные бедствия и другие катастрофические события
• Атаки программ-вымогателей
• Взлом административных учетных записей
• Вредоносные действия авторизованных пользователей

SharePoint сталкивается с теми же рисками безопасности, что и Microsoft 365 . Системы резервного копирования и восстановления помогают снизить эти риски.

Серверы SharePoint содержат различные формы данных, в том числе:

• Формы данных Microsoft
• Списки и библиотеки
• Базы данных сайта SharePoint
• Файлы
• Данные конфигурации SharePoint

SharePoint не был предназначен для использования в качестве основного хранилища данных, и можно обмениваться файлами через SharePoint и получать доступ к этим файлам через Office 365. Фактически, даже файлы и вкладки Microsoft Teams хранятся в SharePoint Online. Чтобы обеспечить непрерывную доступность данных, важно иметь политику резервного копирования для Office 365 и SharePoint.

Локальная версия SharePoint и SharePoint Online

Локальная версия Microsoft SharePoint предлагает организациям полный контроль над своим экземпляром SharePoint, в то же время позволяя им использовать некоторые возможности Microsoft 365. При использовании локальной версии SharePoint ваши данные остаются в центре обработки данных, но вы несете ответственность за размещение, управление и обновление данных.

SharePoint Online — это версия SharePoint на основе подписки, управляемая Microsoft. В рамках абонентской платы пользователи получают доступ к большему количеству функций, не беспокоясь об управлении инфраструктурой или обновлении приложений.

Организации со строгими требованиями соответствия иногда предпочитают хранить свои данные локально или использовать гибридное решение. Microsoft предлагает ряд решений для организаций, сталкивающихся со строгими требованиями соответствия , что делает SharePoint Online доступным для большинства организаций.

Какое бы решение SharePoint ни использовала ваша организация, планирование резервного копирования и восстановления имеет важное значение.

Как сделать резервную копию SharePoint?

Существует несколько потенциальных подходов к резервному копированию SharePoint, в зависимости от способа управления экземпляром. Однако лишь некоторые из этих подходов эффективны для защиты от катастрофической потери данных.

Копирование файлов вручную

Резервное копирование ключевых данных, например любых файлов в папках «Документы» и «Формы», может обеспечить некоторую защиту от неожиданной потери данных. Однако многие важные данные хранятся в базах данных или папках, которые доступны не всем пользователям.

Резервное копирование вручную подвержено ошибкам и требует много времени, что делает этот вариант наименее эффективным. Мало того, что важный файл, папку или базу данных легко пропустить, но также сложно проверить целостность резервной копии, а любой процесс восстановления займет время.

Хотя этого метода достаточно, если вам нужно создать резервную копию только одного файла, в большинстве случаев лучше использовать любой из других упомянутых методов резервного копирования.

Использование корзины и истории версий

SharePoint сохраняет историю версий файлов, что позволяет легко восстановить данные, если пользователь по ошибке отредактирует или перезапишет часть документа. Он также имеет политику длительного хранения для предотвращения случайного удаления данных.

Когда пользователь удаляет файл, он перемещается в корзину. По умолчанию файлы остаются здесь в течение 93 дней, прежде чем они будут окончательно удалены. Если файл удаляется из корзины, он хранится еще 14 дней. Администратор SharePoint (или служба технической поддержки Microsoft для SharePoint Online) может восстановить файл в течение этого периода.

Эти политики хранения полезны в качестве страховки от случайного удаления файлов. Однако на них не следует полагаться как на замену плана полного резервного копирования и восстановления, поскольку они не защитят от программ-вымогателей или катастрофического сбоя оборудования. Кроме того, конфигурация хранения часто подвержена ошибкам пользователя.

Центр администрирования SharePoint

Центр администрирования SharePoint — это инструмент в пакете SharePoint, предлагающий полезные функции резервного копирования. Администраторы сайтов SharePoint могут создавать резервные копии семейства сайтов SharePoint, войдя в центр администрирования и используя функцию резервного копирования и восстановления на домашней странице.

Эта функция полезна для нерегламентированного локального резервного копирования. Однако в Центре администрирования отсутствуют функции автоматизации и тестирования, что делает его непрактичным для долгосрочного и частого использования резервного копирования.

Windows PowerShell

PowerShell — удобный способ выполнения административных задач, и резервные копии SharePoint — не исключение. Администратор сайта SharePoint, обладающий ролями «db_owner» и «securityadmin», а также являющийся членом группы «Администраторы» на сервере, может выполнить резервное копирование сайта SharePoint, выполнив следующую команду в командной строке PowerShell:

Backup-SPSite -Identity <SiteCollectionGUIDorURL> -Path <BackupFile> [-Force] [-NoSiteLock] [-UseSqlSnapshot] [-Verbose]

Заменять:

• <SiteCollectionGUIDorURL> с идентификатором или URL-адресом семейства веб-сайтов для резервного копирования.
• <BackupFile> с указанием пути к нужному файлу резервной копии.

Вы можете применить параметр Force, чтобы перезаписать ранее созданный файл резервной копии. Параметр NoSiteLock предотвращает применение блокировки только для чтения к семейству веб-сайтов во время выполнения резервного копирования.

Скрипты PowerShell могут автоматизировать процесс регулярного резервного копирования. Это делает PowerShell популярным выбором для создания регулярных локальных резервных копий семейства веб-сайтов.

Использование сторонних инструментов

Сторонние инструменты, такие как Veeam Backup для Microsoft 365 , могут использоваться организациями любого размера, но они особенно полезны для предприятий, которым необходимо защитить более крупные экземпляры SharePoint, а также когда необходимы функции резервного копирования или автоматизации за пределами площадки. Они предлагают функции, позволяющие сэкономить время и обеспечить надежное резервное копирование, такие как:

• Внешние резервные копии
• Многоуровневая политика резервного копирования
• Автоматизация резервного копирования и тестирования целостности
• Поддержка Microsoft API для встроенной защиты данных
• Функции выборочного и массового восстановления
• Встроенная поддержка SharePoint и Office 365.

Рекомендации по резервному копированию SharePoint

При планировании и реализации стратегии резервного копирования SharePoint учитывайте следующее:

• Периодичность: установите подходящий график резервного копирования и автоматизируйте резервное копирование, чтобы обеспечить соблюдение этого расписания.
• Следуйте правилу 3-2-1: стремитесь сохранить как минимум три копии данных как минимум на двух разных носителях, причем одну копию следует хранить за пределами объекта. Не учитывайте производственную среду в этих показателях
• Используйте неизменяемые внешние резервные копии. Локальные копии не обеспечивают защиту от катастрофических событий, таких как пожары или наводнения. Резервные копии за пределами площадки имеют важное значение, а неизменяемые (или изолированные) копии обеспечивают оптимальную защиту.
• Шифрование данных для максимальной безопасности. Храните конфиденциальные данные в сквозном зашифрованном виде, чтобы предотвратить утечку данных. В зависимости от вашей отрасли и местоположения от вас может потребоваться соблюдение определенных нормативных требований, касающихся внешней обработки данных.
• Проверяйте свои резервные копии: используйте автоматизированные инструменты для проверки целостности каждой резервной копии по мере ее создания.
• Регулярно проверяйте свои политики: убедитесь, что ваши резервные копии охватывают все данные вашего экземпляра SharePoint и что ваши процедуры соответствуют вашим RPO и RTO.

Используйте мониторинг и аналитику, чтобы следить за процессами резервного копирования Microsoft 365 и выявлять проблемы на ранней стадии. Возможность доступа к данным в режиме реального времени о процедурах резервного копирования может предупредить вас о таких проблемах, как нехватка памяти или нестабильное подключение к Интернету, что может затруднить резервное копирование в будущем.

Распространенные проблемы резервного копирования SharePoint и их решения

SharePoint — это обширный продукт, и при планировании процессов резервного копирования легко упустить данные. Некоторые общие проблемы включают в себя:

• Мультиарендные среды: многие решения резервного копирования не способны обрабатывать данные из более чем одной подписки.
• Поврежденные загрузки: большие файлы данных могут быть повреждены, если подключение к Интернету нестабильно.
• Неподдерживаемые приложения. Некоторые решения резервного копирования, заявленные для Microsoft 365, имеют ограниченную поддержку SharePoint. Даже если они смогут сделать резервную копию, восстановление данных может оказаться проблемой.
• Ограниченная поддержка гибридных развертываний: базы данных или папки могут быть пропущены при резервном копировании гибридной локальной среды SharePoint и среды SharePoint Online.
• Неудачная блокировка: во время резервного копирования среду можно перевести в режим только для чтения. Если это не удастся, данные, хранящиеся на сайте SharePoint, могут быть случайно изменены в процессе резервного копирования.
• Сложность резервного копирования больших экземпляров. Если в папке SharePoint содержится более 5000 файлов, Microsoft может заблокировать запрос на резервное копирование в рамках своей политики регулирования производительности. Пользователи должны обратиться в службу технической поддержки Microsoft, чтобы запросить превышение ограничения политики для завершения резервного копирования.

Методы восстановления данных из резервной копии SharePoint зависят от того, размещен ли сайт SharePoint локально или как сайт SharePoint Online. Восстановление данных с помощью собственных решений резервного копирования Microsoft очень просто:

Восстановление общей библиотеки в SharePoint

Чтобы восстановить общую библиотеку, которая была удалена, повреждена или утеряна иным образом, просто:

• Перейдите в соответствующую библиотеку документов SharePoint.
• Выберите «Настройки» > «Восстановить эту библиотеку».
• Выберите дату и время точки восстановления, которую вы хотите восстановить.
  • Если вы не уверены, какую дату выбрать, просмотрите ленту активности, чтобы найти самую последнюю, неповрежденную версию.
• Выберите Восстановить

Восстановление данных из Veeam Microsoft 365 Backup and Recovery

Veeam предлагает более 50 способов восстановления данных с помощью Veeam Explorers. Мастер восстановления поддерживает восстановление файлов в исходное или новое местоположение и обеспечивает детальный контроль над версиями.

Выберите файл(ы), которые вы хотите восстановить, и версию, к которой вы хотите вернуться, а инструмент Explorer сделает все остальное.

Часто задаваемые вопросы по резервному копированию SharePoint

Как долго SharePoint хранит резервную копию?

Корпорация Майкрософт создает полные резервные копии каждого семейства веб-сайтов в SharePoint Online каждые 12 часов, а резервные копии хранятся в течение 14 дней. Если пользователь удаляет файл, он перемещается в корзину на 93 дня. Файлы, удаленные из корзины вручную, хранятся еще 14 дней, и их можно восстановить, обратившись в службу поддержки Microsoft.

Как часто мне следует выполнять резервное копирование данных SharePoint?

Хотя Microsoft выполняет собственные резервные копии SharePoint Online, они предназначены только для аварийного восстановления, а не для заданий восстановления по запросу клиента. Администраторы SharePoint должны создавать собственные резервные копии в соответствии со своей терпимостью к потере данных.

Подходит ли SharePoint для долгосрочного хранения?

SharePoint можно использовать для долгосрочного хранения данных и может стать подходящим вариантом, если вы хотите поделиться информацией с другими. Однако Microsoft предлагает другие варианты, такие как хранилище Azure, которое специально разработано для безопасного хранения данных с более дешевыми вариантами долгосрочного хранения и может быть лучшим выбором.

Что мне следует включить в резервную копию SharePoint?

Для упрощения восстановления резервная копия SharePoint должна включать файлы данных и содержимое любых баз данных веб-приложений, а также данные конфигурации самой фермы SharePoint.

Резервное копирование и восстановление данных SharePoint с помощью Veeam

SharePoint зарекомендовал себя как важный инструмент для совместной работы и обмена данными. Очень важно регулярно выполнять резервное копирование данных, хранящихся на сайте SharePoint, поскольку платформа уязвима для тех же угроз, что и другие решения SaaS, такие как Microsoft 365.

Сторонние инструменты резервного копирования с поддержкой API-интерфейсов Microsoft упрощают создание внешних копий данных. Занятым системным администраторам и тем, кто управляет большим количеством данных, следует рассмотреть такие сторонние варианты.

Стоит отметить, что не все решения для резервного копирования SharePoint одинаковы и не все они предлагают свободу развертывания именно так, как того требует ваша стратегия резервного копирования. Veeam предлагает три различных варианта использования резервного копирования Microsoft 365 — только программное обеспечение, в качестве службы резервного копирования и управляемые службы.